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Läufe abarbeiten

Ein Lauf ist eine Checkliste für einen konkreten Fall. Er wird vorbereitet, abgearbeitet, abgeschlossen und irgendwann archiviert. Dieses Kapitel geht diesen Weg von vorn nach hinten durch — am Schreibtisch und am Handy.

Ein Lauf hat vier Zustände:

Zustand	Bedeutung
offen	vorbereitet und meist jemandem zugewiesen. Niemand arbeitet daran.
in Arbeit	jemand hat ihn begonnen.
abgeschlossen	fertig für jetzt. Notizen und Kommentare gehen weiter.
archiviert	schreibgeschützt, für immer.

„Abgeschlossen“ und „archiviert“ sind bewusst zwei Dinge. Nach dem Abschluss lässt sich noch eine Seriennummer berichtigen oder ein Kommentar nachtragen — das passiert oft. Erst das Archivieren macht einen Lauf unveränderlich.

Die Laufliste

Unter Läufe stehen alle offenen, laufenden und abgeschlossenen Läufe. Archivierte stehen hier nicht — die findet das Archiv.

Gefiltert wird über die Zeile darüber: Suche (Titel, Ticket, Hostname oder Person), Status und das Häkchen nur meine. Danach Filtern; zurücksetzen räumt alles weg. Der Filter steht in der Adresse, ein Lesezeichen darauf funktioniert also.

Jede Zeile zeigt Titel, Status, gegebenenfalls „seit … fällig“, die Vorlage mit ihrer Version, das Gerät, die Person und den Fortschritt. Es werden höchstens 200 Läufe gezeigt; fehlt deiner, such nach Titel, Ticket, Hostname oder Person.

Einen Lauf anlegen

Es gibt drei Wege, und der schnellste ist meist nicht dieser:

• Am Gerät: Aufkleber scannen, auf der Geräteseite eine Schnellstart-Kachel antippen. Der Lauf entsteht und beginnt sofort, mit Gerät und Besitzer, ohne eine einzige Eingabe. Siehe Kapitel 03.
• Aus der Übersicht: der Block Schnellstart führt mit vorgewählter Vorlage in den Dialog.

Wählst du im Start-Dialog eine Abteilung, steht darunter, welche Abschnitte sie hinzunimmt — oder dass Abschnitte nur für andere Abteilungen gelten und wegbleiben. Welche Abschnitte ein Lauf hat, wird beim Start festgeschrieben und ändert sich danach nicht mehr, auch nicht, wenn jemand die Abteilung des Laufs korrigiert.

• Über den Knopf Lauf starten in der Laufliste — der vollständige Weg, hier beschrieben.

Der Dialog fragt in der Reihenfolge, in der man denkt:

1. Vorlage — es stehen nur veröffentlichte Vorlagen zur Wahl, jeweils die zuletzt veröffentlichte Fassung. Steht dort nichts, gibt es noch keine veröffentlichte Vorlage; ein Entwurf ist noch niemandes Arbeitsanweisung.
2. Gerät (optional) — oder „kein Gerät“. Wählst du ein Gerät, wird sein Besitzer als Person vorgeschlagen.
3. Person (optional) — jemand aus dem Verzeichnis, oder „keine Person aus dem Verzeichnis“.
4. … oder Name als Freitext — für ein Onboarding, bevor die Person im Verzeichnis steht. Eines von beidem, nicht beides. Der Freitextname lässt sich später mit dem AD-Konto verknüpfen.
5. Angaben zu diesem Lauf — die Variablen der Vorlage. Ein Sternchen heißt Pflicht. Fragt die Vorlage nach upn, sam, mail oder hostname, gibt es den Knopf Namen aus den Regeln vorschlagen: er füllt leere Felder nach den Namensregeln des Hauses, ausgefüllte bleiben stehen.
6. Aufgeklappt hinter Titel, Ticket, Abteilung, Zuweisung und Fälligkeit stehen die Beigaben. Bleibt der Titel leer, bildet Laufzettel ihn aus Vorlage, Gerät oder Person und Datum. Die Abteilung ist wichtiger, als sie aussieht: sie speist {{ou}} und {{gruppen}} in den Befehlen dieses Laufs.
7. Im Modus Dienstleistung außerdem der Kunde.

Lauf anlegen legt ihn an und springt hinein. Er beginnt als offen — das ist die Zuweisung. Gestartet wird er erst, wenn ihn jemand zur Bearbeitung öffnet.

Ein Lauf hängt für immer an der Version, mit der er gestartet wurde. Eine spätere Veröffentlichung ändert ihn nicht, und den Wechsel auf eine neuere Version weist Laufzettel ausdrücklich ab. Für eine neuere Fassung startest du einen neuen Lauf.

Die Abarbeitungsansicht

Oben stehen Titel, Vorlage mit Version, Gerät, Person und Ticket, darunter der Fortschrittsbalken und die Knöpfe. Welcher Knopf da ist, hängt vom Zustand ab:

Zustand	Knopf
offen	Lauf beginnen
in Arbeit	Lauf abschließen
abgeschlossen	archivieren
archiviert	aus dem Archiv zurückholen (nur Administrator)

Daneben immer: der Umschalter Kompakt / Ausführlich und Drucken.

Lauf beginnen setzt den Lauf auf „in Arbeit“ und hält den Startzeitpunkt fest. Ein Lauf, den jemand nur aufschlägt, hat noch nicht begonnen — sonst sähe die Liste nach Arbeit aus, die niemand tut.

Ausführlich zeigt die Hilfetexte der Schritte, Kompakt blendet sie alle aus. Beim ersten Mal sind sie der eigentliche Wert, beim dritten Mal stehen sie im Weg.

Abschnitte

Die Schritte stecken in Abschnitten mit zweistelliger Nummer: 01 · Vorbereitung. Die Nummer kommt aus der Position und steht nirgends gespeichert. Ein Klick auf die Überschrift klappt den Abschnitt zu oder auf; daneben steht „3 von 7“. Abschnitte, in denen nichts mehr zu tun ist, sind beim Aufbau der Seite schon zu.

Enthält ein Abschnitt Befehlsschritte, gibt es Alle Befehle als Skript kopieren — einmal kopieren statt achtmal.

Einen Schritt erledigen

Unter jedem Schritt stehen drei Pillen:

• erledigt — getan.
• nicht zutreffend — trifft in diesem Fall nicht zu. Verlangt eine Begründung.
• fehlgeschlagen — hat nicht funktioniert. Verlangt eine Begründung.

„erledigt“ speichert mit einem Klick. Bei den anderen zwei erscheint erst das Feld Begründung, dann der Knopf Mit Begründung speichern. Ohne Begründung steht im Archiv ein übersprungener Schritt ohne Grund — und genau das macht ein Archiv wertlos.

Ein Klick auf die bereits gesetzte Pille nimmt die Angabe zurück; das Zurücknehmen braucht keine Begründung.

Jeder Schritt speichert einzeln. Es gibt kein Gesamtformular und keinen Speichern-Knopf am Ende: ein verlorener Klick soll nicht zwei Stunden Haken kosten.

Ein rotes Sternchen am Titel heißt Pflichtschritt. Ein Pflichtschritt muss erledigt oder ausdrücklich als nicht zutreffend eingetragen sein, bevor sich der Lauf abschließen lässt.

Werte erfassen

Je nach Schritt-Typ steht über den Pillen ein Eingabefeld — Text, Zahl, Auswahl oder Datum. Getippt wird, dann Wert speichern. Das ist ein eigener Knopf und kein automatisches Speichern: ein halb getippter Wert soll nicht in die Datenbank.

Eine Zahl außerhalb der erwarteten Grenzen wird markiert, nicht abgewiesen („Erwartet werden 8 bis 64 GB“). Ein Rechner mit 4 GB statt der erwarteten 8 ist ein Befund, den der Lauf festhalten soll, kein Eingabefehler.

Befehle kopieren

Ein Schritt vom Typ Befehl zeigt den fertigen Befehl in Monospace, mit allen Platzhaltern eingesetzt. Befehl kopieren legt ihn in die Zwischenablage, der Knopf bestätigt kurz mit „Kopiert.“. Der Text steht vollständig da, du kannst ihn also auch markieren.

Drei Hinweise können daneben stehen:

• Ein Platzhalter ließ sich nicht einsetzen — er steht als {{name}} im Befehl und muss vor dem Ausführen von Hand ersetzt werden. Das ist eine Warnung und keine Sperre; vielleicht setzt du den Wert selbst ein.
• Ein Passwort — enthält der Befehl {{generiertes_passwort}}, entsteht das Passwort bei jeder Anzeige neu und wird nirgends gespeichert: nicht im Lauf, nicht im Kommentar, nicht im Protokoll, nicht im Ausdruck. Wer es nicht sofort weiterreicht, hat es verloren. Sobald sich die Seite neu aufbaut — auch nach dem Speichern eines Schritts — steht dort ein anderes.
• Der Befehl ließ sich nicht sicher füllen — dann gibt es keinen Kopier-Knopf, sondern eine Fehlermeldung. Ein halb maskierter Befehl zum Kopieren wäre die gefährlichste aller Antworten.

Einen ganzen Abschnitt überspringen

Am Ende jedes Abschnitts sitzt Abschnitt trifft nicht zu. Der Fall aus dem Alltag: im Onboarding gibt es zwei Konto-Abschnitte, und je nach Kunde trifft einer gar nicht zu. Du gibst eine Begründung ein und drückst Abschnitt vermerken — die Begründung steht danach an jedem Schritt des Abschnitts. Achtzehn Haken einzeln mit derselben Begründung zu versehen macht niemand, und wer es nicht macht, lässt sie weg.

Kommentare

Zwei Orte, zwei Bedeutungen:

• Kommentar zu diesem Schritt — aufklappbar unter dem Schritt, für das, was genau dort aufgefallen ist.
• Kommentare zum Lauf — der Kasten unten, für alles andere.

Beide fragen dasselbe: „Was sollte man später wissen?“ Dann Kommentar hinzufügen. Kommentare werden mit Name und Zeitpunkt festgehalten und lassen sich nicht löschen.

Zwei Techniker am selben Lauf

Die Seite fragt alle zehn Sekunden nach Änderungen und lädt sich neu, wenn sich wirklich etwas geändert hat. Bei verstecktem Tab pausiert die Abfrage.

Steht ein erzeugtes Passwort auf dem Bildschirm, lädt sie nicht von selbst neu — stattdessen erscheint oben ein Streifen: „Jemand anderes hat an diesem Lauf etwas geändert. Beim Neuladen entsteht ein neues Passwort.“ Du entscheidest mit Neu laden, wann es passt.

Einen Freitextnamen später verknüpfen

Läuft ein Onboarding auf einen Freitextnamen, erscheint oben „…“ mit einem AD-Konto verknüpfen. Zwei Wege: die Person aus der Liste wählen, oder — wenn das Konto gerade erst im Verzeichnis entstanden und noch nicht abgeglichen ist — ihren UPN eintragen. Danach Verknüpfen. Ohne das findet die Person in ihrer Historie später nichts wieder.

Fotos und Dateien an einem Schritt

Manches lässt sich nicht abhaken, es muss gezeigt werden: das Typenschild, der Zustand bei der Übergabe, die Rechnung. An jedem Schritt stehen dafür zwei Knöpfe:

• Foto öffnet am Handy direkt die Kamera. Am Rechner zeigt der Browser den Dateiwähler — dort gibt es keine Kamera-App.
• Datei öffnet den Dateiwähler.

Abgeschickt wird sofort nach der Wahl, ohne zweiten Knopf. Ein Foto, das du gerade gemacht hast, willst du nicht noch bestätigen.

Erlaubt sind Bilder (JPEG, PNG, WebP, HEIC) und PDF, höchstens 10 MB je Datei und 20 Dateien je Lauf. Beide Grenzen lassen sich beim Betrieb ändern (ANHANG_MAX_MB, ANHAENGE_JE_LAUF). Eine zu große Datei wird schon im Browser abgewiesen — am Handy im Mobilfunk ist das der Unterschied zwischen einer Meldung und einer Minute Warten.

Bilder erscheinen als Miniatur, ein PDF als Zeile mit Namen. Ein Klick öffnet die Datei in einem neuen Tab; ein PDF wird dabei heruntergeladen statt im Browser angezeigt.

An einem archivierten Lauf kommt kein Anhang mehr dazu und keiner weg — dieselbe Regel wie für Schritte und Kommentare. Ansehen geht weiter: ein Foto vom Typenschild ist Teil des Belegs.

Für den Betrieb wichtig: Die Dateien liegen im Dateisystem, in der Datenbank stehen nur ihre Namen und Größen. Eine Sicherung, die nur die Datenbank mitnimmt, verliert sie — siehe docs/betrieb/sicherung.md.

Abschließen

Lauf abschließen geht nur, wenn kein Pflichtschritt mehr offen ist. Erledigt und „nicht zutreffend“ zählen beide, fehlgeschlagen nicht — ein fehlgeschlagener Schritt ist entweder zu beheben oder mit Begründung als nicht zutreffend einzutragen. Solange etwas offen ist, ist der Knopf gesperrt und darunter steht, was fehlt.

Wird danach eine Änderung nachgetragen, die einen Pflichtschritt wieder offen lässt, nimmt sich der Abschluss selbst zurück. Damit lügt „abgeschlossen“ nie.

Archivieren — das ist endgültig

archivieren fragt nach: „Nach dem Archivieren ändert sich an diesem Lauf nichts mehr — kein Kommentar, keine Notiz, kein Schritt.“ Erst Ja, archivieren vollzieht es.

Danach ist der Lauf schreibgeschützt. Er zeigt für immer, was damals abgearbeitet wurde. Nur ein Administrator holt ihn mit aus dem Archiv zurückholen auf „abgeschlossen“ zurück, und das wird protokolliert.

Archiviere also erst, wenn wirklich alles drinsteht. Es gibt keinen Grund zur Eile: ein abgeschlossener Lauf steht auch im Archiv und ist durchsuchbar.

Drucken

Drucken öffnet einen hellen Beleg auf A4, ohne Navigation, zum Abheften. Im Browser dann Jetzt drucken; wer ein PDF braucht, druckt in eine Datei.

Auf dem Blatt stehen Kopfdaten, alle Abschnitte mit Zustand, Wert und Notiz je Schritt und die Kommentare. Ein erzeugtes Passwort steht dort nie — an seiner Stelle steht [Passwort – nicht gespeichert], und erzeugt wird auch keines. Auf einem Blatt, das jemand abheftet, darf keines stehen.

Von der Person stehen nur Name, UPN und Abteilung auf dem Beleg. Ein Ausdruck liegt herum, wird kopiert und weitergegeben; was darauf steht, ist aus der Hand gegeben.

Im Archiv suchen

Das Archiv durchsucht abgeschlossene und archivierte Läufe — ihren Titel, die Notizen und Werte der Schritte und die Kommentare. Es zeigt zu jedem Treffer die Fundstelle mit dem Text drumherum: Wer im Archiv sucht, will nicht wissen, dass etwas passt, sondern wo.

Der Suchbegriff braucht mindestens zwei Zeichen; ohne Begriff wird nur gefiltert. Hinter Weitere Filter stehen Person, Abteilung, Gerät, Bearbeiter, Kunde und der Zeitraum (abgelegt ab / abgelegt bis). Als Ablage gilt der Zeitpunkt der Archivierung, sonst der des Abschlusses, sonst der des Anlegens — danach ist auch sortiert. Mit dem Häkchen auch offene und laufende Läufe kommen die noch nicht fertigen dazu.

Gezeigt werden höchstens 100 Treffer; steht das dabei, holt ein engerer Zeitraum oder ein genauerer Begriff die übrigen hervor.

Am Handy

Die Abarbeitungsansicht ist für das Handy gemacht, weil dort gearbeitet wird: neben dem aufgeschraubten Rechner, im Serverraum, vor dem Drucker.

Was du wissen solltest:

• Es gibt nie horizontales Scrollen. Alles steht untereinander, auch bei 390 Pixeln Breite. Knöpfe und Pillen sind 44 Pixel hoch und mit dem Daumen zu treffen.
• Schalte auf Kompakt. Ohne die Hilfetexte passen dreimal so viele Schritte auf den Schirm.
• Klapp erledigte Abschnitte zu. Fertige Abschnitte sind beim Öffnen des Laufs schon zu; beim Nachtragen einer Notiz bleibt ein selbst aufgeklappter Abschnitt offen, auch wenn dazwischen gespeichert wird.
• Jeder Klick speichert sofort. Bei wackligem WLAN ist das der Unterschied zwischen „ein Haken fehlt“ und „zwei Stunden fehlen“. Bleibt eine Pille nach dem Tippen ungesetzt, war die Verbindung weg — tippe sie noch einmal.
• Befehle kopieren funktioniert auch am Handy, ist dort aber selten nützlich: den PowerShell-Befehl führst du ohnehin an einem Rechner aus. Nimm dafür den Weg über die Übersicht am Schreibtisch oder schicke dir den Lauf per Link.
• Der Einstieg ist der Aufkleber. Scannen, Geräteseite, „Starten“ — dazu Kapitel 03.