docs: Bedienungsanleitung und Roadmap
Bis jetzt gab es Code und Betriebsdokumentation, aber nichts, was einem beim Arbeiten hilft. Die Anleitung ist kein Handbuch zum Durchlesen, sondern die zwoelf Handgriffe, die im Alltag vorkommen - vom Behoerdenschreiben aufnehmen bis zum Vertrag kuendigen. Dazu der Jahresrhythmus, die Berichte, was am Handy anders ist, und ein Abschnitt "wenn etwas schiefgeht" mit den Faellen, die wirklich passieren: Handy verloren, Code wird nicht angenommen, Frist stimmt nicht, Bericht zeigt eine Differenz. Ein eigener Abschnitt sagt, was die Anwendung NICHT tut. Wer sich auf etwas verlaesst, das sie nicht leistet, faellt sonst genau dann darauf herein, wenn es darauf ankommt. Sie ist unter /anleitung auch in der Anwendung lesbar - dieselbe Datei, kein zweiter Text, der auseinanderlaeuft. Wer im Heim steht und nicht weiterweiss, hat sie auf dem Telefon dabei, und der Druckknopf legt sie zu den Betreuungsunterlagen. Dafuer ein schlichter Markdown-Baustein statt einer Bibliothek: die Anwendung zeigt genau zwei solche Dokumente, beide schreibe ich selbst. Rohes HTML wird nicht durchgereicht. Die Datenschutzseite benutzt ihn jetzt ebenfalls, statt eine zweite Umsetzung zu pflegen. Beide Dateien werden ueber outputFileTracingIncludes in den Standalone-Build gezogen - der Pfad entsteht erst zur Laufzeit, die Dateiverfolgung von Next.js kann ihn nicht erkennen. Ohne den Eintrag waeren beide Seiten im Behaelter leer. Die Roadmap sortiert die 44 Schema-Wuensche der Etappen nach einer einzigen Frage zuerst: Kann daraus ein falscher Wert in einem Bericht ans Gericht werden? Was das kann, steht in 1.1. Dazu ein Abschnitt "bewusst nicht geplant" mit Begruendung - damit klar ist, worauf niemand wartet. Etappe: 8 Phase: Haertung
This commit is contained in:
@@ -0,0 +1,430 @@
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# Bedienungsanleitung
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Für dich als ehrenamtlichen Betreuer. Kein Handbuch zum Durchlesen —
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sondern eine Sammlung der Handgriffe, die du tatsächlich brauchst, in der
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Reihenfolge, in der sie im Alltag vorkommen.
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> Diese Anwendung ist ein **Arbeits- und Dokumentationswerkzeug**. Sie
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> rechnet Fristen aus und sortiert Unterlagen. Sie erteilt **keine
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> Rechtsberatung** und kennt deinen Einzelfall nicht. Wo ein Paragraph
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> steht, steht daneben der Hinweis, dass er die Rückfrage bei Gericht,
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> Bezirk oder Anwalt nicht ersetzt. Nimm den ernst.
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## Der Grundgedanke in drei Sätzen
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Du trägst einmal ein, was passiert ist — ein Schreiben, ein Besuch, eine
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Überweisung. Die Anwendung merkt sich, wann daraus etwas folgt, und
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erinnert dich rechtzeitig. Am Ende des Betreuungsjahres erzeugt sie aus
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demselben Bestand die Berichte, die Gericht und Bezirk von dir wollen.
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Das heißt umgekehrt: **Was du nicht einträgst, steht später nicht im
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Bericht.** Der Aufwand liegt vorn, der Gewinn hinten.
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## Der erste Tag
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Beim allerersten Aufruf führt dich ein Assistent durch drei Schritte.
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**Schritt 1 — Dein Zugang.** Name, E-Mail, Passwort. Nimm vier zufällige
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Wörter statt eines kurzen Kunstworts: *Kastanie-Waschbär-Turm-Grün* ist
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leichter zu merken und deutlich schwerer zu knacken. Noch besser ist ein
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Passwortmanager.
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**Schritt 2 — Der zweite Faktor.** Installiere eine Authenticator-App —
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**Aegis** (Android) oder **2FAS** (iOS) sind quelloffen und brauchen kein
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Konto. Scanne den Code, tippe die sechs Ziffern ein.
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Danach bekommst du **acht Wiederherstellungscodes**. Die sind der einzige
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Weg zurück, wenn dein Handy verloren geht. Druck sie aus und leg sie zu
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deinen Betreuungsunterlagen — **nicht** auf dasselbe Gerät wie die App.
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Sie werden dir nie wieder angezeigt.
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**Schritt 3 — Die betreute Person.** Nur das Nötigste. Ein Feld ist dabei
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wichtiger als alle anderen:
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> **Das Bestellungsdatum.** Es steht in deiner Bestellungsurkunde. Daraus
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> berechnet die Anwendung dein Betreuungsjahr — und damit, wann
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> Anfangsbericht, Vermögensverzeichnis, Jahresbericht und die
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> Aufwandspauschale fällig sind. Ist es falsch, ist alles falsch.
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Alles Weitere trägst du später unter **Stammdaten → Bearbeiten** in Ruhe
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nach. Das lohnt sich: Was dort steht, taucht in jedem Bericht und in jedem
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Anschreiben wieder auf.
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**Zum Schluss:** Geh auf **Fristen** und klicke einmal auf
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*Pflichtfristen ableiten*. Danach stehen deine gesetzlichen Termine drin.
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## Der Morgen: die Seite „Heute"
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Diese eine Seite beantwortet die Frage, was ansteht. Von oben nach unten:
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| Kachel | Was sie dir sagt |
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| **Fristen** | Was überfällig ist (rot), was diese Woche fällig wird (orange), was diesen Monat (gelb) |
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| **Wartet auf andere** | Vorgänge, bei denen die Gegenstelle am Zug ist — mit Tagen seit dem letzten Kontakt |
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| **Nachforderungen des Trägers** | Was der Bezirk noch von dir will, mit Fortschrittsbalken |
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| **Ungeprüfter Posteingang** | Neu hochgeladene Schreiben, die noch niemand zugeordnet hat |
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| **Unverbuchte Belege** | Rechnungen ohne Buchung und Buchungen ohne Beleg |
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| **Wo stehen wir?** | Vermögen zum letzten Stichtag, Heimkosten gegen Deckung, Tage bis zum Jahresbericht |
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Jede Kachel endet in einer Handlung. Wenn irgendwo nichts steht, ist dort
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auch nichts zu tun.
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**Ist eine Kachel leer, obwohl du Daten erwartest?** Dann fehlt meist ein
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Eintrag: keine Fristen ohne Bestellungsdatum, keine Deckungslücke ohne
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erfassten Heimkostenmonat.
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## Die zwölf häufigsten Handgriffe
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### 1. Ein Behördenschreiben aufnehmen
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**Dokumente → Aufnehmen**, oder unterwegs über den runden Knopf unten
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rechts → *Beleg fotografieren*.
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1. Foto machen oder PDF wählen — mehrere auf einmal sind ausdrücklich
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erwünscht.
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2. Warten, bis die Datei angenommen ist. Geprüft wird der **Inhalt**, nicht
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die Endung: eine Datei, die sich nur als PDF ausgibt, wird abgelehnt.
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3. Titel eintragen (oder leer lassen — die Erkennung schlägt einen vor).
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4. **Eingangsdatum** setzen. Das ist wichtiger, als es aussieht: Bei
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Bescheiden läuft die Widerspruchsfrist ab dem Zugang, nicht ab dem
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Datum auf dem Brief.
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5. Vorgang auswählen.
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6. *In die Akte übernehmen*.
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Danach liest der Server den Text (Texterkennung auf Deutsch) und schlägt
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dir **Absender, Datum, Aktenzeichen, Dokumentart und eine im Text genannte
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Frist** vor. Die Textstelle steht daneben — prüf sie, bevor du übernimmst.
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Nichts davon wird automatisch angelegt.
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**Trag ein, wo das Papier liegt.** Es gibt ein Feld für Ordner und
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Register. Wenn der Rechtspfleger das Original sehen will, findest du es
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dann in zehn Sekunden.
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### 2. Aus einem Schreiben eine Frist machen
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Öffne das Dokument. Steht unter den Vorschlägen eine erkannte Frist,
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genügt ein Klick auf *Als Frist übernehmen*. Sonst: **Fristen → Neu**,
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Datum eintragen, Vorgang zuordnen.
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Setz bei behördlichen Fristen die Vorwarnung großzügig. Der Standard ist
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60/30/7/1 Tage vorher.
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### 3. Einen Besuch festhalten — in zwanzig Sekunden
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Runder Knopf unten rechts → *Notiz / Kontakt festhalten*.
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Datum ist auf heute vorbelegt, die Art wählst du aus einer Knopfreihe, die
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Dauer per Schnellwahl. Ein Freitextfeld, fertig.
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Zwei Felder lohnen die zusätzlichen Sekunden:
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- **„Persönlicher Kontakt zur betreuten Person"** — dieses Häkchen zählt
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direkt in den Jahresbericht. Es ist bewusst **nicht** vorbelegt: ein
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versehentlich gesetztes Häkchen wäre eine falsche Angabe gegenüber dem
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Gericht.
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- **Geäußerte Wünsche** — seit der Reform 2023 ist der Wille der betreuten
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Person die Leitschnur deines Handelns (§ 1821 BGB). Was du hier
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festhältst, landet im Jahresbericht und trägt deine Entscheidungen.
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Das ist der Handgriff, der sich am meisten auszahlt. Ein Jahresbericht aus
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vierzig kurzen Notizen schreibt sich fast von selbst; einer aus der
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Erinnerung ist eine Qual.
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### 4. Eine Buchung erfassen
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**Vermögen & Kasse → Buchungen → Neu**, oder über den runden Knopf.
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Wichtig ist die Trennung: **Betrifft die Buchung die betreute Person oder
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ist es deine eigene Auslage?** Läuft eine Buchung auf ein als privat
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markiertes Konto und ist trotzdem als „betrifft die Betreute"
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gekennzeichnet, warnt die Anwendung. Das ist der Fehler, der einem in der
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Rechnungslegung um die Ohren fliegt.
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**Belege.** Eine Buchung ohne Beleg wird in der Liste markiert. Das ist
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kein Verbot — manchmal gibt es keinen. Dann trag eine Begründung ein, dann
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ist die Zeile sauber und du weißt später noch, warum.
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### 5. Einen Vorgang anlegen
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**Vorgänge → Neuer Vorgang.** Nimm eine Vorlage, wenn eine passt:
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Heimeinzug · Antrag Hilfe zur Pflege · Wohnungsauflösung · Hausverkauf ·
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Darlehen § 91 SGB XII · Versicherungsverwertung · Pflegegrad-Höherstufung ·
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Steuererklärung · Widerspruch gegen Bescheid
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Jede bringt eine durchdachte Aufgabenliste in der richtigen Reihenfolge
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mit. Bei den genehmigungspflichtigen erzwingt sie die Reihenfolge
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**Mitteilung → Genehmigung → Rechtsgeschäft**.
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Ein Feld solltest du immer pflegen: **Nächster Schritt.** Es steht auf dem
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Dashboard und beantwortet dir in vier Wochen die Frage, was du dir dabei
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gedacht hast.
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### 6. Ein genehmigungspflichtiges Geschäft
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Hausverkauf, Wohnungskündigung, Kreditaufnahme, Verwertung einer
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Lebensversicherung — dafür brauchst du das Betreuungsgericht.
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Markiere den Vorgang als genehmigungspflichtig und wähle die
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Rechtsgrundlage. Die Anwendung zeigt dann eine feste Stufenfolge:
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**Mitteilung ans Gericht → Antrag gestellt → Anhörung → Beschluss →
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Rechtskraft → Vollzug**
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> Die Stufe **Vollzug lässt sich erst setzen, wenn ein Beschlussdokument
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> hinterlegt ist.** Das ist Absicht: Nach § 1858 BGB muss die Genehmigung
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> **vor** dem Rechtsgeschäft vorliegen. Ein Vertrag, den du vorher
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> unterschreibst, ist schwebend unwirksam.
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Sprich vorher mit dem Rechtspfleger. Die Anwendung ersetzt das Gespräch
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nicht, sie erinnert dich nur daran.
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### 7. Eine Nachforderung des Bezirks abarbeiten
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**Sozialhilfe → Akte öffnen.** Jede angeforderte Unterlage steht als
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eigene Zeile mit Status und Frist. Der Fortschrittsbalken zeigt „x von y
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Unterlagen geliefert".
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Beim Anlegen des Antrags kannst du die **Checkliste der Standardunterlagen**
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übernehmen — Rentenbescheide, Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen,
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notarielle Übertragungsverträge, Pflegegradbescheid, Heimvertrag,
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Grundbuchauszug. Zu jeder steht dabei, **warum** der Träger sie will. Das
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erspart Rückfragen.
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Gibt es eine Unterlage nicht, setz den Status auf *nicht vorhanden* und
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schreib eine Begründung dazu. Die geht später mit ins Unterlagenpaket —
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besser als kommentarloses Schweigen.
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Wenn alles beisammen ist: **Berichte → Unterlagenpaket**. Das macht aus
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den markierten Dokumenten **eine** PDF mit Anschreiben, laufender Nummer
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und Inhaltsverzeichnis.
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### 8. Einen Bescheid prüfen
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**Sozialhilfe → Akte → Bescheide → Neu.**
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Trag das **Zugangsdatum** ein, nicht das Datum auf dem Bescheid. Die
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Widerspruchsfrist läuft ab Bekanntgabe.
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Die Anwendung rechnet die Frist aus — mit Wochenende, bayerischen
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Feiertagen und dem Sonderfall, dass bei fehlender oder falscher
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Rechtsbehelfsbelehrung ein Jahr statt eines Monats gilt (§ 66 SGG). Der
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Rechenweg wird ausgegeben, damit du ihn nachvollziehen kannst. Aus dem
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Ergebnis entsteht automatisch die Frist *Widerspruch möglich bis*.
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**Rechne im Zweifel nach oder frag beim Bezirk.** Eine verstrichene
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Widerspruchsfrist bekommst du nicht zurück.
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### 9. Einen Rückkaufswert anfordern
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**Verträge → Vertrag öffnen → Rückkaufswert anfordern.** Es entsteht ein
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Anschreiben zum Kopieren, und die Anwendung legt eine **Wiedervorlage in
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vier Wochen** an. Versicherer antworten selten von selbst.
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### 10. Einen Vertrag kündigen
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**Verträge → Vertrag öffnen → Kündigen.**
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Der Rechner nennt dir den **spätesten Absendetag**, nicht den Fristablauf —
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eine Kündigung wirkt mit dem Zugang, nicht mit dem Abschicken. Drei Tage
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Postlauf sind eingerechnet.
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Der Assistent fragt dich nach der Genehmigung. Er beantwortet die Frage
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nicht, und das soll er auch nicht: Ob die Verwertung einer
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Lebensversicherung genehmigungspflichtig ist, entscheidet der
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Rechtspfleger. Der **Versandnachweis** (Einschreiben, Faxprotokoll) ist
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Pflichtfeld — ohne ihn geht die Kündigung nicht durch.
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### 11. Einen Wertstand nachtragen
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**Vermögen & Kasse → Vermögen → Posten öffnen → Wert eintragen.**
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Stichtag, Betrag und **Wertquelle** — letztere ist Pflicht. „Eigene
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Schätzung" ist eine zulässige Antwort, „keine Angabe" nicht: Im
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Vermögensverzeichnis steht die Quelle mit dabei, und das Gericht darf
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wissen, woher die Zahl kommt.
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Alte Werte werden **nie überschrieben**. Jede Vermögensübersicht bleibt
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später reproduzierbar.
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### 12. Etwas versehentlich Gelöschtes zurückholen
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**Einstellungen → Papierkorb.** Gelöschtes bleibt 30 Tage liegen und lässt
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sich mit einem Klick zurückholen. Erst danach ist es wirklich weg.
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Endgültiges Löschen verlangt eine erneute Anmeldung.
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## Das Betreuungsjahr
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Dein Jahr läuft **ab dem Tag der Bestellung**, nicht ab dem 1. Januar. Wer
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am 14. Februar bestellt wurde, hat sein erstes Betreuungsjahr bis zum
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13. Februar des Folgejahres.
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| Wann | Was | Grundlage |
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|---|---|---|
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| 3 Monate nach Bestellung | Vermögensverzeichnis und Anfangsbericht | §§ 1835, 1863 BGB |
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| Zum Ende jedes Betreuungsjahres | Jahresbericht und Vermögensübersicht | §§ 1859, 1863 BGB |
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| Bis 6 Monate danach | **Aufwandspauschale beantragen** | § 1878 BGB |
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| Jährlich bis 31.12. | Bayerisches Landespflegegeld | BayLPflGG |
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| Jährlich | Zuzahlungsbefreiung der Krankenkasse | § 62 SGB V |
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| Jährlich | Rückkaufswerte aller Versicherungen aktualisieren | — |
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> **Die Aufwandspauschale ist eine Ausschlussfrist.** Läuft sie ab, ist
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> der Anspruch ersatzlos weg — keine Nachsicht, keine Wiedereinsetzung.
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> Die Anwendung warnt deshalb schon 90 Tage vorher und markiert sie rot.
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## Die Berichte
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Alle unter **Berichte**, die beiden Finanzberichte unter **Vermögen &
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Kasse → Berichte**. Jeder trägt Kopf mit Aktenzeichen, Fußzeile mit
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Seitenzahl und ein Unterschriftenfeld.
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**Vermögensverzeichnis (§ 1835 BGB).** Stichtag wählen, Knopf drücken.
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Aktiva nach Gruppen, Passiva, laufende Einnahmen und Ausgaben,
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Belegverweise. Hat ein Posten zum Stichtag keinen Wert, erscheint er als
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**Lücke** — nicht als 0,00 €. Das ist ehrlicher und fällt dir auf.
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**Vermögensübersicht / Rechnungslegung (§§ 1859, 1865 BGB).**
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Betreuungsjahr wählen. Anfangsbestand, geordnete Einnahmen und Ausgaben,
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Endbestand, Belegliste.
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Zwei Varianten: die knappe Übersicht für **befreite Betreuer** (§ 1859 BGB
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— als Angehöriger bist du das in der Regel) und die vollständige
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Rechnungslegung.
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> Geht die Rechenprobe nicht auf, wird die **Differenz im Bericht
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> ausgewiesen** und jeder fehlende Saldostand benannt. Das ist Absicht.
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> Eine still geglättete Rechnungslegung ist gegenüber dem Gericht wertlos —
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> und meistens fehlt einfach ein Kontoauszug.
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**Jahresbericht (§ 1863 BGB).** Die Anwendung erzeugt einen **Entwurf** aus
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deinen Kontaktprotokollen, Gesundheitsereignissen und Vorgängen, gegliedert
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nach dem, was das Gericht sehen will. Du überarbeitest ihn im Browser
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(wird automatisch zwischengespeichert) und gibst ihn dann als PDF oder DOCX
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aus.
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> Es ist ein Entwurf, kein fertiger Bericht. Lies ihn durch, bevor du ihn
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> abgibst. Was dort steht, verantwortest du.
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**Belegmappe.** Alle Dokumente eines Vorgangs oder Zeitraums als eine
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chronologisch sortierte, paginierte PDF mit Deckblatt und
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Inhaltsverzeichnis. Genau das, was Gericht und Bezirk haben wollen.
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**Vollexport.** Ein ZIP mit allen Originaldateien, allen Daten als
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lesbarem JSON, den Berichten und Prüfsummen. Damit kannst du diese
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Anwendung jederzeit verlassen. Verlangt eine erneute Anmeldung.
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## Am Handy
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Die Anwendung ist am Telefon vollwertig bedienbar — sie ist dafür gebaut,
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nicht dafür angepasst.
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- Menü über das Symbol links oben, schließt mit Wischen oder Escape.
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- Der **runde Knopf unten rechts** ist immer erreichbar: Beleg
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fotografieren, Notiz festhalten, Frist anlegen, Buchung erfassen.
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- Tabellen scrollen in ihrem eigenen Rahmen, nie die ganze Seite.
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- Zoomen ist erlaubt und abgeschaltet wird es nie.
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Der typische Fall: Du sitzt im Heim, fotografierst die Heimrechnung,
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ordnest sie dem Vorgang zu, hältst den Besuch fest — drei Minuten, und
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abends musst du nichts nacharbeiten.
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## Wenn etwas schiefgeht
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**Ich habe mein Handy mit der Authenticator-App verloren.**
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Melde dich mit einem deiner Wiederherstellungscodes an — statt der sechs
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Ziffern gibst du den Code im Format `XXXX-XXXX-XXXX` ein. Jeder
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funktioniert einmal. Danach unter **Konto → Zweiter Faktor** neu
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einrichten und **neue Codes erzeugen**.
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**Ich habe auch die Wiederherstellungscodes verloren.**
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Dann kommt nur noch jemand mit Zugriff auf den Server weiter, indem er den
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zweiten Faktor in der Datenbank zurücksetzt. Genau deshalb: Codes
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ausdrucken.
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**Der Code wird nicht angenommen.**
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Fast immer geht die Uhr des Telefons falsch. TOTP-Codes hängen an der
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Uhrzeit. Stell die automatische Zeitsynchronisierung ein.
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**„Zu viele Fehlversuche."**
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Nach fünf Fehlversuchen wird für eine Viertelstunde gesperrt. Warte ab —
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das gilt auch dann, wenn du selbst es warst.
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**Ich habe mein Passwort geändert und bin überall abgemeldet.**
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So gewollt. Ein Passwortwechsel beendet alle Sitzungen, auch auf Geräten,
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an denen du gerade nicht sitzt.
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**Eine Frist stimmt nicht.**
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Prüf zuerst das Bestellungsdatum unter **Stammdaten**. Änderst du es,
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werden die Pflichtfristen neu berechnet. Erledigte Fristen bleiben dabei
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unangetastet.
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**Ein Bericht zeigt eine Differenz.**
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Meistens fehlt ein Saldostand. Der Bericht sagt dir, welcher. Trag ihn
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unter **Vermögen & Kasse → Konten** nach und erzeuge neu.
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**Die Texterkennung findet nichts.**
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Sie braucht Tesseract auf dem Server. Fehlt es, funktioniert der Upload
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trotzdem — nur ohne Volltextsuche. Titel und Absender kannst du von Hand
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eintragen.
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## Was diese Anwendung nicht tut
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Damit du dich nicht darauf verlässt:
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- **Sie berät dich nicht.** Sie rechnet Fristen und schlägt Einordnungen
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vor. Ob dein Fall eine Ausnahme ist, weiß sie nicht.
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- **Sie entscheidet nicht, was Schonvermögen ist.** Sie gibt dir
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Argumentationshilfen zu § 90 SGB XII zum Übernehmen. Entscheiden tun der
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Träger und notfalls das Sozialgericht.
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- **Sie schätzt keine Bewilligungschancen.**
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- **Sie holt keine Kontoauszüge ab.** Kontobewegungen kommen per
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CSV-Import oder von Hand.
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- **Sie verschickt nichts.** Anschreiben entstehen als Text zum Kopieren,
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Berichte als PDF. Absenden musst du selbst — und den Versandnachweis
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hochladen.
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- **Sie ersetzt deine Papierablage nicht.** Originale bleiben Originale.
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Deshalb gibt es das Feld für den Ablageort.
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## Zwei Gewohnheiten, die sich lohnen
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**Jeden Kontakt festhalten, sofort.** Auch das kurze Telefonat. Zwanzig
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Sekunden jetzt sparen dir im Januar einen halben Tag.
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**Einmal im Jahr die Wiederherstellung üben.** Ein Backup, das nie
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zurückgespielt wurde, ist kein Backup. Die Anleitung steht in der README
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unter *Sicherung und Wiederherstellung*. Zwanzig Minuten, einmal im Jahr.
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## Wo du weiterkommst
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- **Hinweise** in der Anwendung — 37 Karten zu den häufigen Fallstricken,
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jede mit Rechtsgrundlage und Link zum Gesetzestext.
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- **Protokoll** — jede Änderung, lückenlos und unveränderlich. Dein
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Nachweis gegenüber Gericht und möglichen Miterben.
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- Dein **Rechtspfleger** beim Betreuungsgericht. Er ist zuständig und
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antwortet. Bei allem, was genehmigungspflichtig sein könnte: vorher
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fragen, nicht nachher.
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- Die örtliche **Betreuungsbehörde** und die Betreuungsvereine beraten
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ehrenamtliche Betreuer kostenlos.
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