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Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten

nach Art. 30 DSGVO

Textbaustein. Die eckigen Klammern musst du ausfüllen. Der Rest beschreibt, was die Anwendung tatsächlich tut, und stimmt mit dem Code überein. Stand: siehe Änderungsdatum dieser Datei.

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1. Verantwortlicher

Feld	Angabe
Name	[Vorname Nachname]
Anschrift	[Straße, PLZ Ort]
E-Mail	[E-Mail]
Telefon	[Telefon]
Funktion	Ehrenamtlich bestellter rechtlicher Betreuer nach §§ 1814 ff. BGB
Bestellung durch	[Amtsgericht], Az. [Aktenzeichen], vom [Datum]

Datenschutzbeauftragter: nicht erforderlich. Die Verarbeitung erfolgt durch eine einzelne natürliche Person im Rahmen einer ehrenamtlichen Betreuung; die Voraussetzungen des Art. 37 DSGVO bzw. § 38 BDSG liegen nicht vor.

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2. Zwecke der Verarbeitung

Wahrnehmung der durch das Betreuungsgericht übertragenen Aufgabenkreise, insbesondere:

• Vermögenssorge einschließlich der Rechnungslegung gegenüber dem Betreuungsgericht (§§ 1835, 1859, 1865 BGB)
• Gesundheitssorge einschließlich der Dokumentation von Behandlungen, Krankenhausaufenthalten und des ermittelten Willens (§ 1821 BGB)
• Erfüllung der Berichtspflichten (§ 1863 BGB)
• Antragstellung und Verfahrensführung gegenüber Sozialleistungsträgern (SGB XI, SGB XII, SGB V, SGB IX)
• Fristenüberwachung und Nachweisführung

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3. Rechtsgrundlagen

Datenkategorie	Rechtsgrundlage
Allgemeine Personen-, Vermögens- und Vertragsdaten	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO — rechtliche Verpflichtung aus §§ 1814 ff. BGB
	Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO — Wahrnehmung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe
Gesundheitsdaten (Art. 9 Abs. 1 DSGVO)	Art. 9 Abs. 2 lit. c DSGVO — Schutz lebenswichtiger Interessen einer Person, die außerstande ist, ihre Einwilligung zu geben
	Art. 9 Abs. 2 lit. f DSGVO — Geltendmachung von Rechtsansprüchen
	soweit einwilligungsfähig: Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO
Protokollierung (Audit-Log)	Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO i.V.m. Art. 5 Abs. 2 DSGVO (Rechenschaftspflicht) und der Nachweispflicht gegenüber dem Betreuungsgericht

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4. Kategorien betroffener Personen

• Die betreute Person
• Kontaktpersonen: Rechtspfleger, Sachbearbeiter der Sozialleistungsträger, Heim- und Pflegedienstleitung, behandelnde Ärzte, Notare, Makler, Versicherungsvertreter, Steuerberater, Handwerker
• Angehörige, soweit sie in Kontaktprotokollen erwähnt werden
• Nutzer der Anwendung (Betreuer, Mitleser)

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5. Kategorien personenbezogener Daten

Zur betreuten Person

Kategorie	Beispiele	Verschlüsselt?
Stammdaten	Name, Geburtsdatum, Geburtsort, Anschrift	nein
Aufenthalt	Einrichtung, Zimmer, Einzugsdatum	nein
Gerichtsdaten	Aktenzeichen, Bestellungsdatum, Aufgabenkreise	nein
Gesundheitsdaten	Diagnosen, Pflegegrad, Behandlungsverlauf, Krankenhausaufenthalte, Hilfsmittel, Impfungen	ja
Ermittelter Wille	Wünsche, Behandlungsvorstellungen	ja
Versichertennummern	Kranken-, Renten-, Steuernummer	ja
Finanzdaten	Buchungen, Salden, Vermögenswerte	nein (Beträge)
Kontoverbindungen	IBAN, Vertragsnummern	ja
Freitexte	Notizen, Gesprächsinhalte, Begründungen	ja
Dokumente	Behördenschreiben, Bescheide, Verträge, Fotos	Datei im Objektspeicher

Zu Nutzern der Anwendung

Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash (Argon2id), TOTP-Geheimnis (verschlüsselt), Rolle, Zeitpunkt der letzten Anmeldung, pseudonymisierte IP-Adresse (HMAC), User-Agent.

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6. Empfänger

Empfänger	Anlass	Grundlage
Betreuungsgericht [Amtsgericht]	Jahresbericht, Vermögensverzeichnis, Rechnungslegung, Genehmigungsanträge	§§ 1835, 1859, 1863, 1865 BGB
[Bezirk Oberfranken]	Antrag auf Hilfe zur Pflege, Nachweise	SGB XII
Kranken- und Pflegekasse	Anträge, Widersprüche	SGB V, SGB XI
[Hosting-Anbieter]	technischer Betrieb	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
[Objektspeicher-Anbieter]	Dateiablage	Auftragsverarbeitung, Art. 28 DSGVO
Mitleser mit modulweiser Freigabe	Einsicht in freigegebene Bereiche	Entscheidung des Betreuers, dokumentiert im Audit-Log

Auftragsverarbeitungsverträge liegen vor: ☐ Hosting ☐ Objektspeicher

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7. Drittlandübermittlung

Keine. Alle Verarbeitungen finden auf Servern in der Bundesrepublik Deutschland statt. Die Anwendung lädt keine externen Schriften, Skripte, Bilder oder Analysedienste nach; die Content-Security-Policy unterbindet Verbindungen zu fremden Hosts technisch.

Aktueller Standort: [Rechenzentrum, Ort]

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8. Löschfristen

Daten	Frist	Begründung
Fachdaten der Betreuung	10 Jahre nach Ende der Betreuung	Aufbewahrung der Rechnungslegungsunterlagen, analog § 147 AO und zur Abwehr von Ansprüchen
Audit-Log	10 Jahre	Nachweis gegenüber Gericht und möglichen Miterben
Papierkorb	30 Tage, danach endgültige Löschung	technische Umsetzung
Anmeldeversuche	30 Tage	nur für die Sperrlogik erforderlich
Sicherungen	30 Tage rollierend, Monatsstände dauerhaft	Wiederherstellbarkeit

Nach Ende der Betreuung werden die Unterlagen an den Nachfolger oder an die Erben herausgegeben; anschließend erfolgt die Löschung.

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9. Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Vertraulichkeit

• Zugangskontrolle: E-Mail und Passwort (Argon2id, 19 MiB, t=2, p=1) plus verpflichtender zweiter Faktor (TOTP, RFC 6238). Der zweite Faktor lässt sich nicht abschalten.
• Rate-Limiting am Login nach Kennung und Anschluss; Sperre nach 5 Fehlversuchen in 15 Minuten.
• Sitzungsablauf nach 30 Minuten Leerlauf; erneute Anmeldung vor Export, endgültigem Löschen und Rollenänderungen.
• Rollen- und modulbezogene Zugriffskontrolle, serverseitig gegen die Betreuten-ID geprüft.
• Transportverschlüsselung (TLS 1.2+) durch den vorgeschalteten Proxy.
• Verschlüsselung im Ruhezustand auf Feldebene mit AES-256-GCM für Gesundheitsdaten, Kontoverbindungen und Freitexte. Der Schlüssel liegt in der Serverumgebung, nicht in der Datenbank.

Integrität

• Unveränderliches Audit-Log; UPDATE und DELETE werden auf Datenbankebene durch Trigger abgewiesen.
• SHA-256-Prüfsummen über hochgeladene Dokumente.
• Historisierung von Vermögens- und Kontoständen; Werte werden nie überschrieben.
• Eingabeprüfung serverseitig mit Zod; Prüfung von Uploads an den Magic Bytes statt an Dateiendung oder gemeldetem MIME-Typ.

Verfügbarkeit

• Tägliche verschlüsselte Sicherung mit Selbstprüfung, Aufbewahrung 30 Tage, Monatsstände dauerhaft.
• Dokumentierte Wiederherstellungsanleitung; jährliche Wiederherstellungsübung.
• Ein-Klick-Vollexport (ZIP mit Dateien, Daten und Berichten), damit kein Datensilo entsteht.

Belastbarkeit und Überprüfung

• Automatisierte Tests der Fachlogik und der kritischen Abläufe.
• Strenge Content-Security-Policy mit Nonce je Anfrage.
• Keine externen Ressourcen, keine Analysedienste, keine Tracker.

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10. Datenschutz-Folgenabschätzung

Eine Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO wurde geprüft. Es werden umfangreich besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO verarbeitet (Gesundheitsdaten). Die Verarbeitung erfolgt jedoch durch eine einzelne Person für eine betreute Person, ohne Profilbildung, ohne automatisierte Entscheidungen im Sinne des Art. 22 DSGVO und ohne systematische Überwachung.

Ergebnis: [Eine Folgenabschätzung wird als nicht erforderlich angesehen. / Eine Folgenabschätzung wurde durchgeführt, siehe Anlage.]

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Erstellt am: [Datum] · Zuletzt geprüft am: [Datum]