betreuungs-cockpit/docs/ANLEITUNG.md

Bedienungsanleitung

Für dich als ehrenamtlichen Betreuer. Kein Handbuch zum Durchlesen — sondern eine Sammlung der Handgriffe, die du tatsächlich brauchst, in der Reihenfolge, in der sie im Alltag vorkommen.

Diese Anwendung ist ein Arbeits- und Dokumentationswerkzeug. Sie rechnet Fristen aus und sortiert Unterlagen. Sie erteilt keine Rechtsberatung und kennt deinen Einzelfall nicht. Wo ein Paragraph steht, steht daneben der Hinweis, dass er die Rückfrage bei Gericht, Bezirk oder Anwalt nicht ersetzt. Nimm den ernst.

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Der Grundgedanke in drei Sätzen

Du trägst einmal ein, was passiert ist — ein Schreiben, ein Besuch, eine Überweisung. Die Anwendung merkt sich, wann daraus etwas folgt, und erinnert dich rechtzeitig. Am Ende des Betreuungsjahres erzeugt sie aus demselben Bestand die Berichte, die Gericht und Bezirk von dir wollen.

Das heißt umgekehrt: Was du nicht einträgst, steht später nicht im Bericht. Der Aufwand liegt vorn, der Gewinn hinten.

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Der erste Tag

Beim allerersten Aufruf führt dich ein Assistent durch drei Schritte.

Schritt 1 — Dein Zugang. Name, E-Mail, Passwort. Nimm vier zufällige Wörter statt eines kurzen Kunstworts: Kastanie-Waschbär-Turm-Grün ist leichter zu merken und deutlich schwerer zu knacken. Noch besser ist ein Passwortmanager.

Schritt 2 — Der zweite Faktor. Installiere eine Authenticator-App — Aegis (Android) oder 2FAS (iOS) sind quelloffen und brauchen kein Konto. Scanne den Code, tippe die sechs Ziffern ein.

Danach bekommst du acht Wiederherstellungscodes. Die sind der einzige Weg zurück, wenn dein Handy verloren geht. Druck sie aus und leg sie zu deinen Betreuungsunterlagen — nicht auf dasselbe Gerät wie die App. Sie werden dir nie wieder angezeigt.

Schritt 3 — Die betreute Person. Nur das Nötigste. Ein Feld ist dabei wichtiger als alle anderen:

Das Bestellungsdatum. Es steht in deiner Bestellungsurkunde. Daraus berechnet die Anwendung dein Betreuungsjahr — und damit, wann Anfangsbericht, Vermögensverzeichnis, Jahresbericht und die Aufwandspauschale fällig sind. Ist es falsch, ist alles falsch.

Alles Weitere trägst du später unter Stammdaten → Bearbeiten in Ruhe nach. Das lohnt sich: Was dort steht, taucht in jedem Bericht und in jedem Anschreiben wieder auf.

Zum Schluss: Geh auf Fristen und klicke einmal auf Pflichtfristen ableiten. Danach stehen deine gesetzlichen Termine drin.

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Der Morgen: die Seite „Heute"

Diese eine Seite beantwortet die Frage, was ansteht. Von oben nach unten:

Kachel	Was sie dir sagt
Fristen	Was überfällig ist (rot), was diese Woche fällig wird (orange), was diesen Monat (gelb)
Wartet auf andere	Vorgänge, bei denen die Gegenstelle am Zug ist — mit Tagen seit dem letzten Kontakt
Nachforderungen des Trägers	Was der Bezirk noch von dir will, mit Fortschrittsbalken
Ungeprüfter Posteingang	Neu hochgeladene Schreiben, die noch niemand zugeordnet hat
Unverbuchte Belege	Rechnungen ohne Buchung und Buchungen ohne Beleg
Wo stehen wir?	Vermögen zum letzten Stichtag, Heimkosten gegen Deckung, Tage bis zum Jahresbericht

Jede Kachel endet in einer Handlung. Wenn irgendwo nichts steht, ist dort auch nichts zu tun.

Ist eine Kachel leer, obwohl du Daten erwartest? Dann fehlt meist ein Eintrag: keine Fristen ohne Bestellungsdatum, keine Deckungslücke ohne erfassten Heimkostenmonat.

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Die zwölf häufigsten Handgriffe

1. Ein Behördenschreiben aufnehmen

Dokumente → Aufnehmen, oder unterwegs über den runden Knopf unten rechts → Beleg fotografieren.

1. Foto machen oder PDF wählen — mehrere auf einmal sind ausdrücklich erwünscht.
2. Warten, bis die Datei angenommen ist. Geprüft wird der Inhalt, nicht die Endung: eine Datei, die sich nur als PDF ausgibt, wird abgelehnt.
3. Titel eintragen (oder leer lassen — die Erkennung schlägt einen vor).
4. Eingangsdatum setzen. Das ist wichtiger, als es aussieht: Bei Bescheiden läuft die Widerspruchsfrist ab dem Zugang, nicht ab dem Datum auf dem Brief.
5. Vorgang auswählen.
6. In die Akte übernehmen.

Danach liest der Server den Text (Texterkennung auf Deutsch) und schlägt dir Absender, Datum, Aktenzeichen, Dokumentart und eine im Text genannte Frist vor. Die Textstelle steht daneben — prüf sie, bevor du übernimmst. Nichts davon wird automatisch angelegt.

Trag ein, wo das Papier liegt. Es gibt ein Feld für Ordner und Register. Wenn der Rechtspfleger das Original sehen will, findest du es dann in zehn Sekunden.

2. Aus einem Schreiben eine Frist machen

Öffne das Dokument. Steht unter den Vorschlägen eine erkannte Frist, genügt ein Klick auf Als Frist übernehmen. Sonst: Fristen → Neu, Datum eintragen, Vorgang zuordnen.

Setz bei behördlichen Fristen die Vorwarnung großzügig. Der Standard ist 60/30/7/1 Tage vorher.

3. Einen Besuch festhalten — in zwanzig Sekunden

Runder Knopf unten rechts → Notiz / Kontakt festhalten.

Datum ist auf heute vorbelegt, die Art wählst du aus einer Knopfreihe, die Dauer per Schnellwahl. Ein Freitextfeld, fertig.

Zwei Felder lohnen die zusätzlichen Sekunden:

• „Persönlicher Kontakt zur betreuten Person" — dieses Häkchen zählt direkt in den Jahresbericht. Es ist bewusst nicht vorbelegt: ein versehentlich gesetztes Häkchen wäre eine falsche Angabe gegenüber dem Gericht.
• Geäußerte Wünsche — seit der Reform 2023 ist der Wille der betreuten Person die Leitschnur deines Handelns (§ 1821 BGB). Was du hier festhältst, landet im Jahresbericht und trägt deine Entscheidungen.

Das ist der Handgriff, der sich am meisten auszahlt. Ein Jahresbericht aus vierzig kurzen Notizen schreibt sich fast von selbst; einer aus der Erinnerung ist eine Qual.

4. Eine Buchung erfassen

Vermögen & Kasse → Buchungen → Neu, oder über den runden Knopf.

Wichtig ist die Trennung: Betrifft die Buchung die betreute Person oder ist es deine eigene Auslage? Läuft eine Buchung auf ein als privat markiertes Konto und ist trotzdem als „betrifft die Betreute" gekennzeichnet, warnt die Anwendung. Das ist der Fehler, der einem in der Rechnungslegung um die Ohren fliegt.

Belege. Eine Buchung ohne Beleg wird in der Liste markiert. Das ist kein Verbot — manchmal gibt es keinen. Dann trag eine Begründung ein, dann ist die Zeile sauber und du weißt später noch, warum.

5. Einen Vorgang anlegen

Vorgänge → Neuer Vorgang. Nimm eine Vorlage, wenn eine passt:

Heimeinzug · Antrag Hilfe zur Pflege · Wohnungsauflösung · Hausverkauf · Darlehen § 91 SGB XII · Versicherungsverwertung · Pflegegrad-Höherstufung · Steuererklärung · Widerspruch gegen Bescheid

Jede bringt eine durchdachte Aufgabenliste in der richtigen Reihenfolge mit. Bei den genehmigungspflichtigen erzwingt sie die Reihenfolge Mitteilung → Genehmigung → Rechtsgeschäft.

Ein Feld solltest du immer pflegen: Nächster Schritt. Es steht auf dem Dashboard und beantwortet dir in vier Wochen die Frage, was du dir dabei gedacht hast.

6. Ein genehmigungspflichtiges Geschäft

Hausverkauf, Wohnungskündigung, Kreditaufnahme, Verwertung einer Lebensversicherung — dafür brauchst du das Betreuungsgericht.

Markiere den Vorgang als genehmigungspflichtig und wähle die Rechtsgrundlage. Die Anwendung zeigt dann eine feste Stufenfolge:

Mitteilung ans Gericht → Antrag gestellt → Anhörung → Beschluss → Rechtskraft → Vollzug

Die Stufe Vollzug lässt sich erst setzen, wenn ein Beschlussdokument hinterlegt ist. Das ist Absicht: Nach § 1858 BGB muss die Genehmigung vor dem Rechtsgeschäft vorliegen. Ein Vertrag, den du vorher unterschreibst, ist schwebend unwirksam.

Sprich vorher mit dem Rechtspfleger. Die Anwendung ersetzt das Gespräch nicht, sie erinnert dich nur daran.

7. Eine Nachforderung des Bezirks abarbeiten

Sozialhilfe → Akte öffnen. Jede angeforderte Unterlage steht als eigene Zeile mit Status und Frist. Der Fortschrittsbalken zeigt „x von y Unterlagen geliefert".

Beim Anlegen des Antrags kannst du die Checkliste der Standardunterlagen übernehmen — Rentenbescheide, Kontoauszüge, Versicherungsunterlagen, notarielle Übertragungsverträge, Pflegegradbescheid, Heimvertrag, Grundbuchauszug. Zu jeder steht dabei, warum der Träger sie will. Das erspart Rückfragen.

Gibt es eine Unterlage nicht, setz den Status auf nicht vorhanden und schreib eine Begründung dazu. Die geht später mit ins Unterlagenpaket — besser als kommentarloses Schweigen.

Wenn alles beisammen ist: Berichte → Unterlagenpaket. Das macht aus den markierten Dokumenten eine PDF mit Anschreiben, laufender Nummer und Inhaltsverzeichnis.

8. Einen Bescheid prüfen

Sozialhilfe → Akte → Bescheide → Neu.

Trag das Zugangsdatum ein, nicht das Datum auf dem Bescheid. Die Widerspruchsfrist läuft ab Bekanntgabe.

Die Anwendung rechnet die Frist aus — mit Wochenende, bayerischen Feiertagen und dem Sonderfall, dass bei fehlender oder falscher Rechtsbehelfsbelehrung ein Jahr statt eines Monats gilt (§ 66 SGG). Der Rechenweg wird ausgegeben, damit du ihn nachvollziehen kannst. Aus dem Ergebnis entsteht automatisch die Frist Widerspruch möglich bis.

Rechne im Zweifel nach oder frag beim Bezirk. Eine verstrichene Widerspruchsfrist bekommst du nicht zurück.

9. Einen Rückkaufswert anfordern

Verträge → Vertrag öffnen → Rückkaufswert anfordern. Es entsteht ein Anschreiben zum Kopieren, und die Anwendung legt eine Wiedervorlage in vier Wochen an. Versicherer antworten selten von selbst.

10. Einen Vertrag kündigen

Verträge → Vertrag öffnen → Kündigen.

Der Rechner nennt dir den spätesten Absendetag, nicht den Fristablauf — eine Kündigung wirkt mit dem Zugang, nicht mit dem Abschicken. Drei Tage Postlauf sind eingerechnet.

Der Assistent fragt dich nach der Genehmigung. Er beantwortet die Frage nicht, und das soll er auch nicht: Ob die Verwertung einer Lebensversicherung genehmigungspflichtig ist, entscheidet der Rechtspfleger. Der Versandnachweis (Einschreiben, Faxprotokoll) ist Pflichtfeld — ohne ihn geht die Kündigung nicht durch.

11. Einen Wertstand nachtragen

Vermögen & Kasse → Vermögen → Posten öffnen → Wert eintragen.

Stichtag, Betrag und Wertquelle — letztere ist Pflicht. „Eigene Schätzung" ist eine zulässige Antwort, „keine Angabe" nicht: Im Vermögensverzeichnis steht die Quelle mit dabei, und das Gericht darf wissen, woher die Zahl kommt.

Alte Werte werden nie überschrieben. Jede Vermögensübersicht bleibt später reproduzierbar.

12. Etwas versehentlich Gelöschtes zurückholen

Einstellungen → Papierkorb. Gelöschtes bleibt 30 Tage liegen und lässt sich mit einem Klick zurückholen. Erst danach ist es wirklich weg.

Endgültiges Löschen verlangt eine erneute Anmeldung.

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Das Betreuungsjahr

Dein Jahr läuft ab dem Tag der Bestellung, nicht ab dem 1. Januar. Wer am 14. Februar bestellt wurde, hat sein erstes Betreuungsjahr bis zum 13. Februar des Folgejahres.

Wann	Was	Grundlage
3 Monate nach Bestellung	Vermögensverzeichnis und Anfangsbericht	§§ 1835, 1863 BGB
Zum Ende jedes Betreuungsjahres	Jahresbericht und Vermögensübersicht	§§ 1859, 1863 BGB
Bis 6 Monate danach	Aufwandspauschale beantragen	§ 1878 BGB
Jährlich bis 31.12.	Bayerisches Landespflegegeld	BayLPflGG
Jährlich	Zuzahlungsbefreiung der Krankenkasse	§ 62 SGB V
Jährlich	Rückkaufswerte aller Versicherungen aktualisieren	—

Die Aufwandspauschale ist eine Ausschlussfrist. Läuft sie ab, ist der Anspruch ersatzlos weg — keine Nachsicht, keine Wiedereinsetzung. Die Anwendung warnt deshalb schon 90 Tage vorher und markiert sie rot.

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Die Berichte

Alle unter Berichte, die beiden Finanzberichte unter Vermögen & Kasse → Berichte. Jeder trägt Kopf mit Aktenzeichen, Fußzeile mit Seitenzahl und ein Unterschriftenfeld.

Vermögensverzeichnis (§ 1835 BGB). Stichtag wählen, Knopf drücken. Aktiva nach Gruppen, Passiva, laufende Einnahmen und Ausgaben, Belegverweise. Hat ein Posten zum Stichtag keinen Wert, erscheint er als Lücke — nicht als 0,00 €. Das ist ehrlicher und fällt dir auf.

Vermögensübersicht / Rechnungslegung (§§ 1859, 1865 BGB). Betreuungsjahr wählen. Anfangsbestand, geordnete Einnahmen und Ausgaben, Endbestand, Belegliste.

Zwei Varianten: die knappe Übersicht für befreite Betreuer (§ 1859 BGB — als Angehöriger bist du das in der Regel) und die vollständige Rechnungslegung.

Geht die Rechenprobe nicht auf, wird die Differenz im Bericht ausgewiesen und jeder fehlende Saldostand benannt. Das ist Absicht. Eine still geglättete Rechnungslegung ist gegenüber dem Gericht wertlos — und meistens fehlt einfach ein Kontoauszug.

Jahresbericht (§ 1863 BGB). Die Anwendung erzeugt einen Entwurf aus deinen Kontaktprotokollen, Gesundheitsereignissen und Vorgängen, gegliedert nach dem, was das Gericht sehen will. Du überarbeitest ihn im Browser (wird automatisch zwischengespeichert) und gibst ihn dann als PDF oder DOCX aus.

Es ist ein Entwurf, kein fertiger Bericht. Lies ihn durch, bevor du ihn abgibst. Was dort steht, verantwortest du.

Belegmappe. Alle Dokumente eines Vorgangs oder Zeitraums als eine chronologisch sortierte, paginierte PDF mit Deckblatt und Inhaltsverzeichnis. Genau das, was Gericht und Bezirk haben wollen.

Vollexport. Ein ZIP mit allen Originaldateien, allen Daten als lesbarem JSON, den Berichten und Prüfsummen. Damit kannst du diese Anwendung jederzeit verlassen. Verlangt eine erneute Anmeldung.

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Am Handy

Die Anwendung ist am Telefon vollwertig bedienbar — sie ist dafür gebaut, nicht dafür angepasst.

• Menü über das Symbol links oben, schließt mit Wischen oder Escape.
• Der runde Knopf unten rechts ist immer erreichbar: Beleg fotografieren, Notiz festhalten, Frist anlegen, Buchung erfassen.
• Tabellen scrollen in ihrem eigenen Rahmen, nie die ganze Seite.
• Zoomen ist erlaubt und abgeschaltet wird es nie.

Der typische Fall: Du sitzt im Heim, fotografierst die Heimrechnung, ordnest sie dem Vorgang zu, hältst den Besuch fest — drei Minuten, und abends musst du nichts nacharbeiten.

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Wenn etwas schiefgeht

Ich will den Zugang auf ein zweites Gerät legen. Das Geheimnis wird nur einmal angezeigt, beim Einrichten. Wer es später noch einmal braucht — Handy und Tablet, oder ein Ersatzgerät im Schrank — liest es auf dem Server aus:

docker compose exec app node scripts/totp-geheimnis.mjs deine@adresse.de

Läuft der Behälter noch mit einer Fassung vor 1.0.1, fehlt das Skript im Abbild (Cannot find module). Dann entweder aktualisieren, oder einmalig:

docker compose cp scripts/totp-geheimnis.mjs app:/app/totp-geheimnis.mjs
docker compose exec app node totp-geheimnis.mjs deine@adresse.de

Das ist keine Hintertür: Es läuft nur mit Zugriff auf die Datenbank und auf ENC_KEY_V1. Wer beides hat, kommt ohnehin an alles. Die Ausgabe gehört trotzdem in kein Protokoll und in keine E-Mail.

Ich habe mein Handy mit der Authenticator-App verloren. Melde dich mit einem deiner Wiederherstellungscodes an — statt der sechs Ziffern gibst du den Code im Format XXXX-XXXX-XXXX ein. Jeder funktioniert einmal. Danach unter Konto → Zweiter Faktor neu einrichten und neue Codes erzeugen.

Ich habe auch die Wiederherstellungscodes verloren. Dann kommt nur noch jemand mit Zugriff auf den Server weiter, indem er den zweiten Faktor in der Datenbank zurücksetzt. Genau deshalb: Codes ausdrucken.

Der Code wird nicht angenommen. Fast immer geht die Uhr des Telefons falsch. TOTP-Codes hängen an der Uhrzeit. Stell die automatische Zeitsynchronisierung ein.

„Zu viele Fehlversuche." Nach fünf Fehlversuchen wird für eine Viertelstunde gesperrt. Warte ab — das gilt auch dann, wenn du selbst es warst.

Ich habe mein Passwort geändert und bin überall abgemeldet. So gewollt. Ein Passwortwechsel beendet alle Sitzungen, auch auf Geräten, an denen du gerade nicht sitzt.

Eine Frist stimmt nicht. Prüf zuerst das Bestellungsdatum unter Stammdaten. Änderst du es, werden die Pflichtfristen neu berechnet. Erledigte Fristen bleiben dabei unangetastet.

Ein Bericht zeigt eine Differenz. Meistens fehlt ein Saldostand. Der Bericht sagt dir, welcher. Trag ihn unter Vermögen & Kasse → Konten nach und erzeuge neu.

Die Texterkennung findet nichts. Sie braucht Tesseract auf dem Server. Fehlt es, funktioniert der Upload trotzdem — nur ohne Volltextsuche. Titel und Absender kannst du von Hand eintragen.

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Was diese Anwendung nicht tut

Damit du dich nicht darauf verlässt:

• Sie berät dich nicht. Sie rechnet Fristen und schlägt Einordnungen vor. Ob dein Fall eine Ausnahme ist, weiß sie nicht.
• Sie entscheidet nicht, was Schonvermögen ist. Sie gibt dir Argumentationshilfen zu § 90 SGB XII zum Übernehmen. Entscheiden tun der Träger und notfalls das Sozialgericht.
• Sie schätzt keine Bewilligungschancen.
• Sie holt keine Kontoauszüge ab. Kontobewegungen kommen per CSV-Import oder von Hand.
• Sie verschickt nichts. Anschreiben entstehen als Text zum Kopieren, Berichte als PDF. Absenden musst du selbst — und den Versandnachweis hochladen.
• Sie ersetzt deine Papierablage nicht. Originale bleiben Originale. Deshalb gibt es das Feld für den Ablageort.

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Zwei Gewohnheiten, die sich lohnen

Jeden Kontakt festhalten, sofort. Auch das kurze Telefonat. Zwanzig Sekunden jetzt sparen dir im Januar einen halben Tag.

Einmal im Jahr die Wiederherstellung üben. Ein Backup, das nie zurückgespielt wurde, ist kein Backup. Die Anleitung steht in der README unter Sicherung und Wiederherstellung. Zwanzig Minuten, einmal im Jahr.

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Wo du weiterkommst

• Hinweise in der Anwendung — 37 Karten zu den häufigen Fallstricken, jede mit Rechtsgrundlage und Link zum Gesetzestext.
• Protokoll — jede Änderung, lückenlos und unveränderlich. Dein Nachweis gegenüber Gericht und möglichen Miterben.
• Dein Rechtspfleger beim Betreuungsgericht. Er ist zuständig und antwortet. Bei allem, was genehmigungspflichtig sein könnte: vorher fragen, nicht nachher.
• Die örtliche Betreuungsbehörde und die Betreuungsvereine beraten ehrenamtliche Betreuer kostenlos.